Uw organisatie of bedrijf heeft meer troeven dan u zich realiseert. Dit geldt vooral als u een multinational bezit of beheert, of als uw bedrijf in opkomst is in de branche. Maar er kan een moment komen waarop uw bedrijf te snel te groot wordt of uw bezittingen zich ophopen; Wanneer dit gebeurt, kan het moeilijk zijn om uw bezittingen te volgen of te controleren. In dit bericht wordt ingegaan op het volgen van activa, hoe u dit via verschillende methoden op uw bedrijf kunt toepassen en hoe uw bedrijf er op de lange termijn profijt van kan hebben. 

Wat is het volgen van activa?

Het volgen van activa, ook wel activabeheer genoemd, is het proces waarbij bedrijven hun fysieke activa volgen, door barcodelabels op elk bezit te plakken en vervolgens te scannen, of door RFID-tags of GPS-technologie te gebruiken om hun locatie uit te zenden en te controleren. Naast het beheren van uw inventaris moet u ook het volgen van activa implementeren, omdat dit u kan helpen de status, locatie, onderhoudsschema's en andere relevante informatie over uw organisatie en haar fysieke activa te bewaken. Het volgen van uw activa is van cruciaal belang, omdat dit van invloed kan zijn op de bedrijfsresultaten van uw bedrijf. Bovendien ben je verantwoordelijk voor het vinden en vervangen van fysieke activa die verloren zijn gegaan, ontbreken of simpelweg het einde van hun levenscyclus hebben bereikt. 

De vele methoden voor het volgen van activa

Het volgen van activa kan een duur en vervelend proces zijn, vooral als u niet over een systeem beschikt. Gelukkig kunt u verschillende methoden en strategieën gebruiken waarmee u tijd en geld kunt besparen bij het monitoren van uw activa. Een goed trackingsysteem kan het aantal gevallen van apparatuurverlies verminderen en de efficiëntie van het activabeheer optimaliseren. Tegenwoordig biedt de technologie u vele opties om uw activa in realtime te volgen: draagbare barcodescanners, barcodelabels, mobiele computers, GPS-trackers, software voor activabeheer en nog veel meer. Door gebruik te maken van deze technologische hulpmiddelen kan de uitvaltijd worden verminderd en kunnen de productieplanning en -processen beter worden gestroomlijnd. Het stelt uw bedrijf ook in staat om noodzakelijke onderhouds- of servicereparaties uit te voeren of zelfs preventief onderhoud uit te voeren.

Voordelen van activatracking

Er zijn veel voordelen die u kunt halen uit het volgen van uw activa, en voor bedrijven die dit op de juiste manier implementeren, worden ze beloond met een effectiever en gestroomlijnder beheerproces en een gezonder bedrijfsresultaat. Dit zijn slechts enkele van de voordelen die u krijgt als u asset tracking in uw bedrijf gebruikt:

• U kunt de efficiëntie van de workflow verbeteren en de operationele kosten verlagen.
• U kunt eenvoudig apparatuur over verschillende afdelingen verdelen en zo de bedrijfsadministratie aanpassen. U kunt de verzamelde informatie ook gebruiken om de kosten en belastingen voor alle afdelingen in uw bedrijf te berekenen.
• U kunt al uw activa snel, eenvoudig en in realtime lokaliseren.
• U kunt met minder middelen al uw bezittingen volgen met behulp van een efficiënt en handig volgsysteem, waartoe u doorgaans toegang hebt via een database op een online website of een app.
• U kunt de administratieve kosten verlagen, omdat u niet zoveel geld, tijd en moeite hoeft te besteden aan het handmatig lokaliseren en volgen van activa.
• U kunt uw vermogen efficiënter en effectiever gebruiken en het verlies van uw vermogen monitoren en beperken.
• U kunt uw tracking schalen in een tempo dat u prettig vindt, en zo uw bedrijf op een meer natuurlijke manier laten groeien. 
• U kunt de klantenservice van uw bedrijf verbeteren door uw beheer- en assettrackingpraktijken te verbeteren.
• U krijgt gegarandeerde nauwkeurigheid en verantwoordelijkheid als het gaat om vermogensbeheer en het vastleggen van vermogensverlies. 
• U weet in één oogopslag waar uw vermogen is toegewezen en hoeft niet handmatig te zoeken.
• U kunt voldoen aan bepaalde brancheregelgeving die een goede tracking van activa vereist. Dit maakt het gemakkelijker voor u om de certificeringen te verkrijgen die u nodig heeft om uw bedrijf te runnen.
• U kunt groeperingen en categorieën identificeren (dat wil zeggen, welke items samen toegankelijk moeten zijn) en zo een verbeterde structuur van uw fysieke systeem ontwikkelen. Uiteindelijk kunt u hiermee de organisatie en efficiëntie van de fysieke ruimte van uw bedrijf verbeteren. 
• U kunt in realtime nauwkeurige rapporten krijgen over de exacte positie van elk bedrijfsmiddel en zo een scherpere nauwkeurigheid krijgen als het gaat om het beheer van uw bedrijfsmiddelen. 

Tips en strategieën voor het volgen van activa

Alles bij elkaar genomen helpt asset tracking uw bedrijf echt bij het oplossen van talloze uitdagingen. Het biedt u een raamwerk waarbinnen u als bedrijf efficiënter kunt worden en uw bedrijfsresultaten kunt vergroten door u te helpen het meeste voordeel te halen uit de huidige middelen waarover u beschikt. Om u te helpen de meeste voordelen te halen uit het volgen van activa, hebben we een lijst met tips en strategieën samengesteld die nuttig zijn gebleken voor veel managers en bedrijfseigenaren over de hele wereld. 

1. Weet wat u precies moet bijhouden. Bij het volgen van een asset is het van cruciaal belang dat u het specifieke onderhoudsschema, de gebruiker van elke apparatuur of machine en de downtime of uptime van apparatuur kent. Wanneer u een assetmanagementsysteem in de dagelijkse routine van uw bedrijf introduceert, kunt u de beschikbaarheid van apparatuur vergroten en de totale kosten verlagen.
2. Beoordeel de vereisten van uw bedrijf en stel prioriteiten. Een van de eerste dingen die u moet doen, is bepalen wat de behoeften van uw bedrijf zijn op het gebied van vermogensbeheer. Ten tweede: zoek naar hulpmiddelen die u kunnen helpen aan deze behoeften te voldoen. Ten derde, beoordeel hoe elk hulpmiddel voldoet aan uw vereisten. Ten vierde: voer een proefrit uit, zodat u verschillende functies kunt uitproberen en er zeker van kunt zijn dat het gereedschap goed past. De laatste stap is de aankoopbeslissing.
3. Nadat u uw huidige bezittingen heeft gevolgd, moet u ook de bezittingen volgen zodra ze uw bedrijf binnenkomen. Dat wil zeggen: vanaf de eerste dag waarop uw bedrijf een bepaald bedrijfsmiddel verwerft, zou u de gegevens ervan al in uw volgsysteem moeten hebben vastgelegd. Breng geen activa in uw bedrijf binnen die nog niet zijn geregistreerd.
4. Bij het volgen van activa raden experts aan een uniek trackingnummer te gebruiken in plaats van een serienummer. Dit komt omdat wanneer u naar een serienummer verwijst, de kans groot is dat het nummer identiek is aan dat van een ander item. De dubbele informatie zal verwarring veroorzaken en leiden tot onnauwkeurige gegevens. Uiteindelijk heeft dit invloed op de klantenservice en zelfs op uw bedrijfsresultaten. Het gebruik van een trackingnummer elimineert deze problemen. Zelfs als u het trackingnummer kwijt bent, kunt u het nog steeds opzoeken met behulp van het serienummer en vervolgens opnieuw labelen.
5. Weg met spookactiva. Dit zijn activa die zijn vermist, gestolen of onbruikbaar zijn geacht, maar die nog steeds als actieve activa worden vermeld. Het elimineren van dit soort activa kan nuttig zijn bij het stroomlijnen van uw trackingproces. U kunt uw aandacht richten op de assets die actief in gebruik zijn.
6. Omarm mobiele technologie. De huidige technologie biedt u vele hulpmiddelen waarmee u uw bezittingen kunt volgen. Een voorbeeld van dergelijke technologie zijn GPS-trackers. Dergelijke apparaten zijn handig als het gaat om het volgen van activa zoals voertuigen, uitrusting, meubels, armaturen en zelfs mensen.

De voordelen van GPS-trackers bij het volgen van activa

GPS-trackers zijn kleine, draagbare apparaten die boordevol krachtige functies zitten. Deze functies komen zeker van pas bij het volgen en beheren van activa, en dit zijn slechts enkele van de voordelen die uw bedrijf zal behalen:

• U behoudt de controle over uw activa, wat belangrijk is wanneer u klantenservice verleent of voorraad verplaatst. We willen allemaal voorkomen dat onze bezittingen zoekraken of worden gestolen. Als dat toch gebeurt, kan een GPS-trackingapparaat nuttig zijn om uw eigendommen te lokaliseren en binnen enkele uren terug te vinden.
• U kunt op een betere manier voor uw klanten zorgen. Uw klanten zullen uw bedrijf meer waarderen als u hen op een efficiënte en tijdige manier de producten of diensten kunt leveren die zij verwachten. Een GPS-tracker kan uw bedrijf helpen dit soort vlekkeloze en stipte klantenservice uit te voeren door uw bezorgservice te stroomlijnen.
• De moderne GPS-trackers van vandaag zijn veelzijdig en gemakkelijk te gebruiken. Ze zijn slim ontworpen en bieden de gebruikers veel gebruiksgemak. Iedereen in uw bedrijf kan er zonder ernstige problemen mee omgaan.
• Het verbetert de veiligheid van uw bezittingen doordat u, zelfs als uw bezittingen van u worden gestolen of kwijtgeraakt, ze nog steeds gemakkelijk kunt lokaliseren en ze allemaal binnen een paar uur kunt terugvinden. 
• Ze elimineren de angst bij de gebruikers, omdat ze zich geen zorgen hoeven te maken over waar dergelijke activa zich op een bepaald moment kunnen bevinden. 
• Ze zijn compatibel met de meeste mobiele apparaten. Volgapparatuur heeft een database waartoe de gebruikers toegang hebben via een online website of een app. De mobiele functie van deze apparaten maakt het monitoren veel eenvoudiger. 

Op de markt voor volgapparatuur wordt Tracki algemeen erkend als koploper vanwege de trackers die compact, slim en kostenefficiënt zijn. Het zit boordevol functies die u zeker zullen helpen uw bedrijfsactiva op een soepele en efficiënte manier te beheren.